Регистрация на конференции по QR-кодам
Практическое руководство: от подтверждения участия до входа на первую сессию.
Регистрация на входе связывает подтверждённую заявку с участником, который пришёл на площадку. Для этого каждому гостю нужен свой пропуск, сотрудникам — понятная проверка, а организаторам — порядок действий для нестандартных ситуаций. Разберём, как подготовить такой процесс с 2Пасс, включая повторный вход и многодневные конференции.
1. Разделите приём заявок и регистрацию на входе
Начните с системы, в которой участники оставляют заявки или покупают билеты. Определите, когда заявка считается подтверждённой и кто выпускает пропуск. Если конференция платная, выдавайте доступ после подтверждения оплаты в вашей системе регистрации.
2Пасс отвечает за электронные пропуска и проверку QR-кодов. Форму регистрации, оплату, программу и печать бейджей организуйте вместе с этим процессом. При автоматическом выпуске через API сохраняйте идентификатор выданного пропуска в заявке, чтобы повторный запрос случайно не создал несколько пропусков.
2. Создайте отдельный пропуск для каждого участника
Подготовьте брендированный шаблон с названием конференции и выпускайте по одному пропуску на человека. Укажите срок действия от начала допуска до завершения разрешённого посещения, сверив время с часовым поясом площадки. Сначала проверьте настройки на тестовом участнике.
Добавьте данные, необходимые сотрудникам: например, имя участника и категорию билета. Внутренние заметки оставьте непубличными. Поле «VIP» или «Мастер-класс» само по себе не ограничивает доступ в отдельный зал. Заранее определите порядок проверки таких прав или выпустите отдельный пропуск для мастер-класса с независимым контролем входа.
3. Отправьте пропуска до начала конференции
Добавьте персональную ссылку на пропуск в подтверждение регистрации или напоминание. Укажите нужный вход, время открытия и контакт службы поддержки. Попросите участников открыть пропуск до поездки, чтобы решить возможные проблемы до прибытия на площадку.
Участник может показать страницу пропуска или добавить поддерживаемый пропуск в Apple Wallet либо Google Wallet с этой страницы. Кошелёк даёт ещё один способ быстро найти пропуск на входе. Сохраняйте исходную ссылку в напоминаниях и предусмотрите стойку помощи для гостей с разряженным телефоном или потерянным письмом.
4. Настройте однократный или повторный вход
Одноразовый пропуск подходит, если один успешный скан завершает допуск. После использования он не подходит для обычного повторного входа. Если участники будут выходить на обед и возвращаться, выберите многоразовый пропуск и установите лимит, соответствующий правилам посещения.
Для двухдневной конференции можно задать срок действия на оба дня и подходящие настройки многоразового пропуска. Общий лимит использований не равен правилу «один вход в день». До рассылки проверьте настройки на реальных сценариях прибытия и возвращения участников.
5. Проведите репетицию на стойке регистрации
Пригласите сотрудников с нужными правами и откройте встроенный сканер на рабочих устройствах. Проверьте разрешение камеры, освещение и интернет у входа. Отсканируйте действующий тестовый пропуск, затем использованный одноразовый, просроченный и отозванный: команда должна понимать каждый результат.
Принимайте решение по результату проверки, а не по внешнему виду QR-кода. Копия кода остаётся копией того же пропуска и не подтверждает личность предъявителя. Если правила допуска требуют проверки личности, заранее сообщите об этом участникам.
Выделите отдельную очередь для потерянных пропусков и изменений в заявках. Согласуйте ручной порядок допуска на случай проблем со связью, фиксируйте такие входы и сверяйте записи после восстановления работы. Сохранённый пропуск в кошельке не делает серверную проверку доступной без интернета.
6. Подведите итоги без повторного подсчёта гостей
После конференции сопоставьте историю сканирований с регистрациями. Для оценки явки считайте уникальные пропуска участников: несколько возвращений одного гостя увеличивают число сканов, но не число людей.
Проверка на входе подтверждает факт валидации пропуска. Она не показывает длительность пребывания или посещение конкретного доклада. Если эти данные нужны, заранее организуйте отдельную регистрацию на сессиях и объясните её участникам.
Чек-лист регистрации на конференции
- Определите, как подтверждённая заявка превращается в пропуск.
- Проверьте даты, категории билетов и правила повторного входа.
- Отправьте тестовый пропуск и откройте его на устройствах участников.
- Отрепетируйте успешные и отклонённые проверки с командой.
- Подготовьте стойку помощи, резервный интернет и журнал ручного допуска.
- Сравните уникальные проверенные пропуска с подтверждёнными заявками.
Вопросы о пропусках на конференцию
Участникам нужно устанавливать приложение конференции?
Отдельное приложение не требуется: ссылка на пропуск 2Пасс открывается в браузере. Поддерживаемый пропуск также можно добавить в Apple Wallet или Google Wallet.
Можно использовать один QR-пропуск на несколько дней?
Многоразовый пропуск позволяет повторный вход в пределах срока действия. Подберите лимиты и проверьте сценарий возвращения. Для отдельного мастер-класса может понадобиться другой пропуск или проверка сотрудником.
Электронный пропуск заменяет печатный бейдж?
Он может использоваться для допуска, а печатный бейдж — помогать участникам узнавать имена и компании друг друга. Необходимость бейджей для общения стоит определить отдельно.
Можно оставить нашу систему регистрации?
Да, пропуска можно отправлять после подтверждения заявок в вашей системе. Для автоматизации изучите API 2Пасс и доступные на вашем тарифе интеграции, затем проверьте весь процесс до запуска.